Trucos para gestionar mejor tu bandeja de entrada de Outlook

En alguna ocasi¨®n te hemos dado algunos consejos b¨¢sicos para manejar las diferentes opciones del servicio de mensajer¨ªa de Windows, pero hay una secci¨®n que utilizas siempre que entras y que tiene mucho que ofrecerte. La bandeja de entrada tiene muchas opciones que tal vez desconozcas y te pueden ayudar a gestionar mejor todos los mensajes que te llegan a Outlook.

Utiliza las reglas

Seguramente sabr¨¢s que para gestionar tu correo en Outlook puedes crear carpetas para mejorar tu organizaci¨®n. Arrastrar uno a uno todos los mensajes entrantes es un proceso que te quita tiempo, pero puedes automatizar este proceso gracias a una opci¨®n que se llama Reglas. En las opciones de procesamiento autom¨¢tico tendr¨¢s una secci¨®n llamada Procesamiento autom¨¢tico, donde se encuentran las reglas. Puedes asignar una palabra o direcci¨®n concreta para que todo lo relacionado con ellas se almacene autom¨¢ticamente en esa divisi¨®n.

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Olv¨ªdate de borrar el correo basura

Outlook tambi¨¦n tiene una herramienta para gestionar el correo no deseado. En la parte de Correo y Correo electr¨®nico no deseado podr¨¢s editar la lista de todas las direcciones que te pueden mandar mensajes sin bloquearlos o aquellos cuyo contenido no te interesan. Otra opci¨®n es utilizar el consejo anterior para que el sistema discrimine seg¨²n qu¨¦ palabras aparecen el en el mensaje o quien lo ha enviado.

Utiliza el cuadro de b¨²squeda

Posiblemente el sistema de b¨²squeda es la herramienta m¨¢s ¨²til si nunca has gestionado tu correo. La ventaja que te da es la de encontrar entre toda la monta?a de correos virtuales uno que te hayan mandado hace mucho tiempo y no encuentras o bien tienes que pasar muchas p¨¢ginas para encontrarlo. Responde a par¨¢metros en los que tiene en cuenta las comas para encontrar varios mensajes con las palabras clave que le das.

Formato condicional

Ya hemos hablado de que Outlook es capaz de gestionar el correo entrante de manera autom¨¢tica, pero tambi¨¦n es capaz de aplicar un formato espec¨ªfico seg¨²n una regla. Esto quiere decir que los correos se aparecer¨¢n de un color y fuente determinados para diferenciar unos mensajes de otros. Tambi¨¦n aplica variaciones sobre a qu¨¦ carpeta debe ir o si cambia una vez se haya abierto. Esta funci¨®n est¨¢ disponible en la versi¨®n de escritorio de Outlook y se accede por la parte de Vista>Ajustes>Formato condicional.

Recupera un correo enviado

Por defecto, esta opci¨®n est¨¢ inhabilitada en todas las versiones de Outlook salvo si la cuenta que utilizas es profesional o Exchange. Estos usuarios al formar parte de una red de trabajo com¨²n tienen la opci¨®n de recuperar un correo electr¨®nico enviado por error a una persona de la red antes de que lo haya abierto. Si la cuenta es externa esta opci¨®n no funcionar¨¢.